Facturación electrónica para restaurantes: todo lo que debes saber

¿Sabías que un error al emitir una factura electrónica puede costarle mucho dinero a tu restaurante?
No solo hablamos de sanciones, sino también de retrasos, pérdida de confianza de tus clientes y problemas con la SUNAT (o la entidad tributaria de tu país). Si tienes un restaurante y estás comenzando a usar facturación electrónica, este artículo es para ti.

Vamos a explicarte, paso a paso, todo lo que necesitas saber sobre facturación electrónica para restaurantes, de forma clara, simple y sin rodeos.

¿Qué es la facturación electrónica y por qué es tan importante en los restaurantes?

La facturación electrónica es la versión digital de las facturas tradicionales. En vez de usar papel, ahora todo se hace por internet y con sistemas autorizados por la entidad tributaria de tu país.

Para un restaurante, esto significa que cada vez que vendes un plato de comida, debes generar un comprobante electrónico válido que cumpla con todas las normas.

¿Qué ventajas tiene?

• Ahorro de tiempo y dinero: No necesitas imprimir ni almacenar papel.

• Menos errores: El sistema hace cálculos automáticos.

• Cumples con la ley: Es obligatoria en muchos países.

• Mejor imagen profesional: Tus clientes reciben comprobantes formales y claros.

¿Qué debo saber sobre la facturación electrónica?

Si tienes o manejas un restaurante, esto es lo mínimo que debes tener claro:

1. Necesitas un sistema de facturación electrónica autorizado

No todos los softwares sirven. Elige uno que esté aprobado por la entidad tributaria.

2. Tienes que emitir un comprobante por cada venta

Sea un desayuno, menú o plato a la carta, cada consumo debe tener su boleta o factura electrónica.

3. Hay plazos para emitir

Generalmente, debes emitir la factura el mismo día de la venta. Pero, como veremos más adelante, hay casos donde puedes hacerlo unos días después.

¿Cómo se realiza la facturación en un restaurante?

Facturar en un restaurante no es tan complicado como parece, si se tiene el sistema correcto.

Paso 1: El cliente pide su consumo

Cuando el cliente termina de comer y solicita la cuenta, se prepara el detalle de los productos consumidos.

Paso 2: Se ingresa la venta al sistema

El mesero o el cajero usa un sistema POS (punto de venta) para registrar el consumo.

Paso 3: Se genera la boleta o factura electrónica

El sistema automáticamente genera la boleta electrónica (si el cliente es una persona natural) o una factura electrónica (si es una empresa que desea crédito fiscal).

Paso 4: Se envía al cliente

El comprobante puede ser impreso o enviado por correo electrónico o WhatsApp.

¿Cómo se factura la comida en un restaurante?

Vamos a un ejemplo práctico:

Supongamos lo siguiente:

• Un cliente pide: 1 menú del día (S/ 15.00) y 1 bebida (S/ 5.00)

• Total: S/ 20.00

El sistema realiza lo siguiente:

1. Calcula el IGV (si aplica): Por ejemplo, si estás en Perú, el IGV es 18%

2. Genera la boleta o factura con todos los detalles: productos, precios, IGV, total.

3. Emite el comprobante con un código único (CDP).

4. Envía el documento a la SUNAT y luego al cliente.

Este proceso puede tomar menos de 1 minuto si tienes el software adecuado.

¿Cuántos días después se puede emitir una factura electrónica?

Esto depende de la normativa de tu país. Pero en la mayoría de países de Latinoamérica (como Perú, Colombia o México), se permite emitir la factura hasta:

• 7 días calendario después de la operación.

• En algunos casos, solo el mismo día.

Importante: Si te pasas del plazo, la factura no tendrá validez tributaria y puedes recibir multas.

¿Qué pasa si no emito factura electrónica en mi restaurante?

Si haces ventas sin emitir comprobantes electrónicos, te enfrentas a estos riesgos:

• Multas económicas

• Cierre temporal del local

• Pérdida de clientes que exigen sus comprobantes para sustentar gastos

Además, te desconectas del sistema formal, lo cual afecta tu crecimiento como negocio.

¿Qué tipo de comprobantes puede emitir un restaurante?

Boleta de venta electrónica

• Para clientes comunes (personas naturales).

• No permite crédito fiscal.

Factura electrónica

• Para empresas o negocios que necesitan sustentar gastos.

• Sí permite crédito fiscal.

Nota de crédito / débito electrónica

• Para corregir errores (como anular una venta o modificar montos).

¿Qué requisitos necesita mi restaurante para emitir facturación electrónica?

• RUC (Registro Único de Contribuyentes)

• Clave SOL u otro acceso digital

• Sistema de facturación electrónica autorizado

• Conexión a internet

• Certificado digital (en algunos países)

¿Cuál es el mejor sistema de facturación electrónica para restaurantes?

No hay uno solo. Pero algunos puntos que debes evaluar son:

• Integración con el sistema de ventas (POS)

• Facilidad de uso

• Soporte técnico

• Cumplimiento normativo

• Costo accesible

• Emisión rápida de boletas y facturas

Algunas opciones populares en Perú, México y otros países son: Nubefact, Facturador SUNAT, Siigo, Contifico, entre otros.

Consejos para que tu facturación electrónica funcione sin problemas

1. Capacita a tu equipo
   El cajero y el personal de atención deben saber usar el sistema.

2. Automatiza el proceso
   Que cada venta automáticamente genere el comprobante.

3. Verifica la validez de cada factura
   Asegúrate de que todos los comprobantes estén bien emitidos y enviados a la SUNAT.

4. Guarda una copia digital segura
   Usa la nube o servidores seguros.

¿Es obligatorio usar facturación electrónica?

Sí. En la mayoría de países latinoamericanos, la facturación electrónica ya es obligatoria para restaurantes, sin importar su tamaño.

Incluso si tienes un puesto pequeño o una sanguchería, debes emitir boletas electrónicas.

¿Qué pasa si vendo a través de apps como Rappi o PedidosYa?

Estas plataformas también están obligadas a emitir facturas. Pero tú, como restaurante, debes emitir tu comprobante por tu parte, ya que el ingreso es tuyo.

¿Puedo emitir una sola factura diaria por todas mis ventas?

No. Cada venta debe tener su comprobante individual. Existen casos especiales como “boleta resumen”, pero no aplica para todos.

¿Qué hago si no tengo internet en mi restaurante?

Existen sistemas de facturación offline que permiten emitir boletas incluso sin internet, y luego se sincronizan cuando te conectes. Pregunta a tu proveedor por esta opción.

Conclusión

La facturación electrónica para restaurantes no es solo una obligación legal, es una herramienta que puede ayudarte a mejorar tu negocio.
Te da orden, transparencia y profesionalismo.

Si aún no usas facturación electrónica o lo haces de forma incorrecta, este es el momento de organizar tu restaurante y dar el siguiente paso.

¿Quieres que preparemos una guía paso a paso para implementar un sistema de facturación electrónica desde cero? ¡Dímelo y lo hacemos!

Preguntas frecuentes (FAQs)