Sistema de Control de Existencias: Qué es y Cómo Funciona

¿Alguna vez has tenido que buscar un producto y no saber si está disponible, si ya se acabó o si alguien lo movió de lugar? Ahora imagina eso a gran escala, como en un almacén lleno de miles de productos. Sin un sistema de control de existencias, el caos es total. En este artículo te contaremos todo sobre cómo estos sistemas organizan el inventario, qué métodos existen y cómo ayudan a las empresas a no perder dinero… ni la paciencia.

¿Qué es un sistema de control de existencias?

Un sistema de control de existencias es una herramienta (puede ser manual o digital) que ayuda a las empresas a saber cuántos productos tienen, dónde están y cuándo necesitan más. Su objetivo es simple: que nunca falte ni sobre lo que se necesita.

Gracias a este sistema, se evitan errores como vender productos que ya no hay, o comprar de más y tener cosas acumuladas que nadie usa.

¿Por qué es tan importante?

Porque ayuda a:

• Ahorrar dinero: solo compras lo que necesitas.

• Ahorrar tiempo: sabes exactamente dónde está cada cosa.

• Evitar errores: menos confusión, menos pérdidas.

• Tomar mejores decisiones: basadas en datos reales, no en suposiciones.

¿Qué es un sistema de control de existencia? (palabra clave secundaria)

Esta pregunta, aunque parezca similar a la anterior, se enfoca más en la parte práctica. Un sistema de control de existencia puede verse como una combinación de registros, software, y reglas que una empresa usa para seguirle la pista a sus productos.

Por ejemplo:

• Una tienda usa códigos de barra para saber cuándo entra o sale un producto.

• Una farmacia tiene un programa que le avisa si una medicina está por acabarse.

• Un supermercado analiza qué productos se venden más, para pedirlos a tiempo.

Tipos de sistemas de control de existencias

Existen diferentes formas de controlar inventarios. Aquí te explicamos las más conocidas:

1. Manual

Se lleva en papel o en hojas de Excel. Ideal para negocios pequeños. Es económico, pero puede ser más propenso a errores humanos.

2. Automatizado

Usa un software especializado. Se actualiza en tiempo real y te da reportes exactos. Es más rápido y confiable.

3. Mixto

Usa partes manuales y partes automatizadas. Por ejemplo, el conteo físico con hojas, pero luego ingresado en un programa.

¿Cuáles son los métodos de control de existencias? (palabra clave secundaria)

Ahora vamos a ver los métodos que se usan para gestionar los productos. No se trata del sistema en sí, sino de la estrategia para organizar y priorizar lo que hay.

Método 1: FIFO (First In, First Out)

Lo que entra primero, sale primero. Muy útil en alimentos o medicinas, donde hay fecha de vencimiento.

Método 2: LIFO (Last In, First Out)

Lo último que entra, es lo primero que se usa. Se usa cuando los productos no pierden valor con el tiempo.

Método 3: Just in Time

Solo se compra lo necesario en el momento justo. Ayuda a reducir costos, pero necesita mucha planificación.

Método 4: Revisión continua

Se revisan las existencias constantemente. Si un producto baja de cierto nivel, se repone.

Método 5: Revisión periódica

Se hace una revisión en fechas específicas (cada semana, mes, etc.) y se reponen todos los productos que han bajado.

¿Qué es el sistema ABC de inventarios? (palabra clave secundaria)

El sistema ABC clasifica los productos según su importancia o valor. Se basa en la ley de Pareto (80/20), que dice que el 20% de los productos generan el 80% del valor.

Así se agrupan:

• A: Productos más valiosos. Hay pocos, pero son los más importantes.

• B: Productos de valor medio. Son más que los A, pero menos importantes.

• C: Productos de bajo valor. Hay muchos, pero su impacto económico es menor.

Este método ayuda a enfocarse más en los productos que realmente importan.

¿Qué es el ERP en inventarios? (palabra clave secundaria)

ERP significa “Enterprise Resource Planning”, o “Planificación de Recursos Empresariales”. Es un software que integra muchas funciones de una empresa, incluyendo el control de inventarios.

¿Cómo ayuda un ERP?

• Conecta inventario con ventas, compras, finanzas, etc.

• Muestra en tiempo real cuántos productos hay.

• Reduce errores al evitar repetir datos en diferentes sistemas.

Un ejemplo de ERP es SAP, que grandes empresas usan para todo: compras, ventas, contabilidad, logística y más.

Ventajas del sistema de control de existencias

• ✔️ Mejor organización.

• ✔️ Menos pérdidas por productos vencidos o dañados.

• ✔️ Clientes más satisfechos (nunca les falta el producto).

• ✔️ Mejores decisiones de compra y venta.

• ✔️ Ahorro en almacenamiento y compras innecesarias.

¿Quiénes necesitan un sistema de control de existencias?

Cualquier negocio que maneje productos físicos. Algunos ejemplos:

• Tiendas

• Supermercados

• Farmacias

• Empresas de distribución

• Restaurantes

• Fábricas

Si vendes, compras o produces algo, necesitas uno.

¿Cómo empezar a usar un sistema de control de existencias?

Aquí tienes un plan paso a paso:

1. Haz un inventario inicial: cuenta todos los productos que tienes.

2. Clasifica tus productos: puedes usar el método ABC.

3. Elige un sistema: manual, automatizado o mixto.

4. Define reglas de reposición: cuándo y cuánto comprar.

5. Capacita a tu equipo: para evitar errores.

6. Revisa y ajusta regularmente: el inventario no es estático.

Errores comunes en el control de existencias

• No contar bien el inventario inicial.

• No registrar cada entrada o salida.

• No tener reglas claras de reposición.

• Confiar en la memoria o “a ojo”.

• No usar tecnología disponible.

Evitarlos es clave para que el sistema funcione.

Casos reales de uso del sistema de control de existencias

Caso 1: Tienda de ropa

Tenía problemas porque no sabían qué tallas faltaban. Con un sistema básico de código de barras, ahora saben al instante qué reponer.

Caso 2: Restaurante

Se le vencían productos por mala rotación. Aplicaron FIFO y eliminaron casi por completo el desperdicio.

Caso 3: Empresa industrial

Usaban hojas de cálculo. Cambiaron a un ERP y ahora su almacén trabaja 40% más rápido.

Preguntas frecuentes (FAQs)